Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales

IKEBANA CO S.A.S. — MY KOREA STORE

Versión 1.0.0 — Vigente desde el 24 de agosto de 2026

1. Responsable del Tratamiento

IKEBANA CO S.A.S. (en adelante, «IKEBANA» o «el Responsable») es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la tienda en línea MY KOREA STORE.

2. Marco normativo

Esta Política se adopta en cumplimiento de:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (habeas data e intimidad);
• Ley 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales;
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (Título 2.2.2.25);
• Ley 1266 de 2008, en lo pertinente a datos de contenido financiero y crediticio;
• Ley 1273 de 2009, sobre protección de la información y de los datos;
• Ley 1480 de 2011 y Ley 527 de 1999, en cuanto al comercio electrónico;
• Ley 2300 de 2023, sobre contactos comerciales no solicitados;
• Circular Única y demás instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, vida sexual, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento; en este caso, IKEBANA.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al Titular sobre esta Política y las finalidades del tratamiento.

4. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de IKEBANA, cualquiera sea su forma de recolección: registro en la Plataforma, proceso de compra, formulario de contacto, canales de atención, redes sociales o comunicaciones directas.

5. Datos que se recolectan

Según la relación con el Titular, IKEBANA puede tratar:

5.1. Datos de identificación y contacto Nombre completo, correo electrónico, número de teléfono y, cuando aplique, documento de identidad para efectos de facturación.

5.2. Datos de la cuenta Identificador de usuario, contraseña almacenada de forma cifrada e irreversible (IKEBANA no conoce ni puede recuperar la contraseña del Titular), rol, estado de la cuenta, mercado preferido y fechas de creación y actualización.

5.3. Datos transaccionales Historial de pedidos, productos y versiones adquiridas, cantidades, precios, moneda, mercado, estado del pedido, medio de pago utilizado e identificador de la transacción en la pasarela.

5.4. Datos de entrega Dirección de envío, ciudad, departamento o estado, país, código postal, teléfono de contacto e indicaciones de entrega.

5.5. Datos de aceptación de documentos legales Versión exacta de los Términos y Condiciones y de la Política de Privacidad aceptados, fecha y hora de la aceptación, dirección IP y agente de usuario del dispositivo. Estos datos constituyen la prueba de la autorización exigida por el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y por el artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015.

5.6. Datos de navegación Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, mercado seleccionado y contenido del carrito, obtenidos mediante cookies y tecnologías equivalentes.

5.7. Datos de comunicaciones Contenido de los mensajes enviados a través del formulario de contacto o de los canales de atención.

IKEBANA no solicita ni almacena números completos de tarjetas de crédito o débito, códigos de seguridad ni claves bancarias. Esos datos son capturados y tratados directamente por la pasarela de pago.

6. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales serán tratados para:

1. Crear, administrar y verificar la cuenta del Titular en la Plataforma;
2. Gestionar el carrito, la reserva de inventario y el proceso de compra;
3. Perfeccionar, ejecutar y liquidar el contrato de compraventa;
4. Procesar el pago a través de la pasarela y verificar su aprobación;
5. Expedir y remitir la factura electrónica de venta;
6. Coordinar el alistamiento, despacho, transporte y entrega de los pedidos;
7. Informar el estado del pedido y del envío;
8. Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes de garantía, retracto y reversión del pago;
9. Conservar la evidencia de aceptación de los documentos legales con fines probatorios;
10. Prevenir, detectar e investigar fraude y usos no autorizados de la Plataforma;
11. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de reporte a autoridades competentes;
12. Elaborar estadísticas y análisis internos agregados para mejorar el catálogo y el servicio;
13. Previa autorización expresa y separada del Titular: enviar comunicaciones comerciales, promociones, novedades y encuestas de satisfacción.

La finalidad 13 es opcional. Negarla o revocarla no afecta la posibilidad de comprar ni la ejecución del contrato.

7. Autorización del Titular

7.1. La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, mediante casillas de verificación independientes y no premarcadas que el Titular debe marcar voluntariamente al registrarse y al confirmar un pedido.

7.2. La aceptación de los Términos y Condiciones y la autorización para el tratamiento de datos personales se recogen mediante casillas separadas, para que el consentimiento sobre datos personales sea diferenciable e independiente.

7.3. Antes de marcar, el Titular puede consultar el texto íntegro de cada documento a través del enlace incorporado en el propio texto de la casilla.

7.4. IKEBANA conserva la prueba de cada autorización con la versión del documento, la fecha y hora, la dirección IP y el agente de usuario, conforme al artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015.

7.5. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

8. Datos sensibles y datos de menores de edad

8.1. IKEBANA no recolecta datos sensibles para su operación ordinaria. Si en un caso puntual llegara a requerirlos, informará al Titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y solicitará una autorización específica y explícita.

8.2. El Titular debe abstenerse de incluir datos sensibles —por ejemplo, información sobre su estado de salud, alergias o condiciones médicas— en campos de texto libre como las notas del pedido o los mensajes de contacto. Si voluntariamente los suministra, se entenderá que autoriza su tratamiento con la única finalidad de atender su solicitud.

8.3. La Plataforma está dirigida a mayores de dieciocho (18) años. IKEBANA no recolecta datos de menores de edad de manera consciente. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes sólo procede cuando responda al interés superior del menor, respete sus derechos fundamentales y cuente con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Si se detecta el registro de un menor sin dicha autorización, la cuenta será suprimida.

9. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IKEBANA, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija;
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales;
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante IKEBANA;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando la revocatoria proceda por no existir un deber legal o contractual de conservarlos;
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

10.1. Canal. Todas las solicitudes se dirigen a ikebanacojp@gmail.com, con el asunto «Protección de Datos Personales», o a la dirección física indicada en el numeral 1.

10.2. Contenido de la solicitud. Debe incluir: nombre completo del Titular, documento de identidad, correo o dirección de notificación, descripción clara de los hechos y de la petición, y los documentos que se quieran hacer valer. Si actúa un tercero, deberá acreditar su calidad.

10.3. Consultas (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012). Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde el recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.4. Reclamos (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.5. Reclamo incompleto. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

10.6. Marca de «reclamo en trámite». Una vez recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, hasta que el reclamo sea decidido.

10.7. Requisito de procedibilidad. Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante IKEBANA.

11. Área responsable

El área de Servicio al Cliente y Cumplimiento de IKEBANA CO S.A.S. es la responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales, en el correo ikebanacojp@gmail.com.

12. Encargados del Tratamiento

Para operar la Plataforma, IKEBANA utiliza proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento y sólo pueden tratar los datos siguiendo sus instrucciones y bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:

13. Transferencia y transmisión internacional de datos

13.1. Algunos de los Encargados mencionados operan servidores fuera de Colombia. En consecuencia, el tratamiento puede implicar una transmisión internacional de datos personales.

13.2. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente dicha transmisión y transferencia internacional, en los términos de los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012, para las finalidades descritas en el numeral 6.

13.3. IKEBANA exige a estos terceros estándares de protección equivalentes a los previstos en la ley colombiana, mediante contratos de transmisión de datos que fijan el alcance del tratamiento, las obligaciones de seguridad y el deber de confidencialidad.

13.4. Cuando el Titular realiza una compra desde un Mercado distinto al colombiano, los datos de entrega serán compartidos con los operadores logísticos y, cuando la ley lo exija, con las autoridades aduaneras del país de destino, para efectos de la nacionalización y entrega del envío.

14. Cookies y tecnologías similares

14.1. La Plataforma utiliza cookies y almacenamiento local del navegador para:

• Mantener la sesión iniciada y la seguridad de la autenticación (cookies estrictamente necesarias);
• Recordar el Mercado seleccionado y el contenido del carrito (cookies de funcionalidad);
• Medir de forma agregada el uso del sitio para mejorarlo (cookies analíticas, cuando se habiliten).

14.2. Las cookies estrictamente necesarias no pueden desactivarse sin afectar el funcionamiento del servicio. El Titular puede configurar su navegador para bloquear o eliminar las demás, entendiendo que ello puede degradar la experiencia de compra.

15. Medidas de seguridad

IKEBANA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso o divulgación indebidos, entre ellas: cifrado del tráfico mediante HTTPS/TLS; almacenamiento de contraseñas mediante funciones de derivación irreversibles; control de acceso por roles y políticas de seguridad a nivel de fila en la base de datos; registro de auditoría de operaciones sensibles; y separación entre los entornos de prueba y de producción.

Ningún sistema de información es completamente invulnerable. En caso de un incidente de seguridad que comprometa datos personales, IKEBANA lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la Circular Única y, cuando corresponda, informará a los Titulares afectados.

16. Conservación de la información

Los datos se conservarán mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y, después, durante los términos exigidos por las obligaciones legales, contables, tributarias y comerciales aplicables —incluidos los términos de conservación de documentos del Código de Comercio y del Estatuto Tributario— así como durante los plazos de prescripción de las acciones derivadas del contrato.

La evidencia de aceptación de los documentos legales se conserva de forma permanente mientras exista la relación y durante los términos de prescripción posteriores, por su naturaleza probatoria.

Vencidos esos términos, los datos serán suprimidos o anonimizados de forma irreversible.

17. Registro Nacional de Bases de Datos

IKEBANA CO S.A.S. cumplirá con el deber de registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en los casos y términos en que la normativa vigente lo exija según su categoría de responsable.

18. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular el texto íntegro de esta Política, IKEBANA le comunicará un aviso de privacidad con la identificación del Responsable, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular, los canales para ejercerlos y la forma de acceder a esta Política, conforme a los artículos 2.2.2.25.3.2 y siguientes del Decreto 1074 de 2015.

19. Modificaciones y versionamiento

19.1. IKEBANA puede modificar esta Política. Cada modificación genera una versión nueva e identificada, publicada en la Plataforma con su número de versión y su fecha de vigencia. Las versiones anteriores se conservan con fines probatorios.

19.2. Los cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento se comunicarán al Titular por el correo registrado antes de su aplicación, y cuando la ley lo exija se solicitará una autorización nueva.

19.3. Cada aceptación queda vinculada a la versión exacta que estaba vigente en ese momento.

20. Vigencia

Esta Política rige desde el 24 de agosto de 2026. Las bases de datos de IKEBANA CO S.A.S. tendrán una vigencia igual al término durante el cual se mantengan las finalidades del tratamiento y los deberes legales de conservación descritos en el numeral 16.

IKEBANA CO S.A.S. — NIT 901.492.922-4 Carrera 15 No. 100 - 69, Oficina 605, Bogotá D.C., Colombia ikebanacojp@gmail.com — +57 310 245 6178

Documento versión 1.0.0, vigente desde el 24 de agosto de 2026.